Cómo escribir una carta formal

Para escribir adecuadamente debemos tener en cuenta, en primera instancia, cuál será el tema a tratar, a que de ello se desprenderá el tono que elijamos y el formato general del escrito. No es lo mismo una carta que redactemos para solicitar una mejor atención en una institución gubernamental, o una carta a nuestro superior respecto de un ascenso. Es por ello que el tema determinará, también, el largo o la extensión del comunicado, y su esquema general.

"Es importante dirigir nuestra redacción a la persona en cuestión."

Ejemplo práctico de una carta formal

Sin embargo, hay algunas pequeñas y sencillas reglas que se deben de respetar en cualquier escrito formal. Por un lado (de hecho, desde el comienzo), la fecha es de gran relevancia, y debe ser enunciada correctamente: día, fecha (con mes y año incluidos) y, de ser adecuado, el lugar, hacia el margen derecho, en el siguiente formato:

Buenos Aires, Viernes 3 de Julio de 2009.

A continuación, el encabezado debe estar bien escrito en cuanto a su contenido. Debemos dirigir nuestra redacción a la persona en cuestión, expresando "el por qué" en el mismo: por ejemplo, escribiremos una carta al jefe del sector de ventas de una empresa para hacerle saber que compramos un producto que no cumple con nuestras expectativas; en el enunciado entonces haremos saber que le escribimos a una persona, de un departamento específico, en una empresa en particular:

"Para escribir la carta debemos tener en cuenta cuál será el tema a tratar."

Ingeniero Juan López,
Jefe del Departamento de Ventas,
Industrias Producto S.A.

A continuación, podremos incluir la referencia o el asunto a debatir, si fuese el caso adecuado para ello, centrado en la página, de la siguiente forma:

Ref.: Mal funcionamiento del producto "Limpiador 2000".

Luego, comenzamos con el contenido de la carta formal. En el primer párrafo, haremos saber el por qué de nuestra comunicación: la compra de un producto defectuoso, enunciando correctamente cuál es la falla del producto. Luego podremos agregar cuál es nuestro argumento para determinar esta falla, y más adelante en el escrito podremos incluir cuál sería la solución por nosotros propuesta. Los párrafos deberán comenzar a la altura del último carácter hacia la derecha en el encabezado de destinatario:

Me comunico con Usted para hacerle saber mi disconformidad con el producto Limpiador 2000 (envasado el 01/01/09 - Lote N° 555555), debido a que no cumple con su promesa de ser un limpiador capaz de remover las manchas de grasa de las baldosas del garaje de estacionamiento, como fuera indicado en su comunicación publicitaria y envase. Utilicé el producto tal y como fuera sugerido en ambos medios, y, sin embargo, no he logrado eliminar tales suciedades en mi hogar.

....

Les agradecería me comunicaran un manejo y utilización más adecuado del producto, o bien que reemplazaran el mismo
por uno de iguales o superiores características, ya que adquirí este producto a la espera de una solución de un problema específico, confiando en esta marca por su notable presencia en el mercado.

Para finalizar el comunicado, siempre debemos ser cordiales y atentos, sin importar que se trate de una carta de reclamo: nosotros debemos dar el ejemplo de cordialidad. Debemos finalizar con nuestro nombre y los datos que consideremos pertinentes, y con nuestra firma escrita a puño y letra (si el comunicado será entregado en persona o por correo postal), o sin firma si se trata de un texto digital o electrónico:

Cordialmente, y a la espera de una respuesta, me despido de Usted atentamente,

Jorge Pérez
Socio web de Producto S.A. N° 535

Espero que estos consejos te sean de utilidad en tu próxima carta formal.

Cómo escribir una carta formal

Cuando necesitamos escribir una carta formal

Ejemplo práctico de una carta formal