Cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño

La contabilidad de una pequeña empresa

Cuando emprendemos un pequeño proyecto comercial, o montamos un negocio o empresa pequeña, es imprescindible aprender a llevar la contabilidad. Esto no sólo nos permitirá tener un mayor y mejor control de casi todos los aspectos contables, sino que también ayuda a ahorrar y evitar eventos impositivos ante inspecciones del fisco.

En esta nota aprenderemos las bases, así como el por qué de la necesidad de llevar la contabilidad en un negocio pequeño, y algunos buenos trucos para mantener el orden.

¿Por qué llevar la contabilidad de un negocio?

Aunque las leyes de cada país varían, virtualmente todas comparten las determinaciones fiscales. Por eso es necesario llevar la contabilidad de un negocio, pues nos permite seguir el rastro y verificar todas las compras y ventas realizadas, de manera ordenada y legal, y también proyectar a futuro el crecimiento del negocio, así como su categorización a partir de los ingresos e inversiones.

"Llevar la contabilidad de un negocio nos permite verificar todas las compras y ventas realizadas, de manera ordenada y legal."

Este punto es de vital importancia, puesto que en la mayoría de los países los comercios se ubican en determinadas categorías a partir de su rubro y nivel de ingresos. Ello determina los impuestos pertinentes, así como las exenciones y beneficios impositivos. Claro, siempre que la corporación o el comercio esté cumpliendo con la ley. ¿Y cómo se demuestra o verifica esto? A partir de su sistema contable.

Qué sistema contable usar para un negocio pequeño

Cada empresa o negocio determina su propio sistema contable, a partir de su disponibilidad o de su practicidad. Si bien lo ideal es dejar que la contabilidad quede a cargo de un profesional del tema, bien podemos llevarla nosotros mismos.

Hay quienes prefieren llevarla en papel, con cuadernos y carpetas, y quienes optan por utilizar un sistema informático, con software especialmente diseñado (por encargo o estandarizado). En el primer caso es conveniente llevar cuadernos independientes para las diversas áreas, o bien categorizar los contenidos en carpetas de colores, bien señaladas. Un sistema informático simplifica todo este procedimiento; puedes hallar uno a tu medida con gran facilidad en Internet, tanto de pago como gratuito.

Las bases del sistema contable

"Un sistema informático facilitaría todo esto, y puedes aprovecharlo por poco dinero, incluso gratis en algunas versiones."

Una vez dado de alta el negocio, con todo y su facturación lista, puedes llevar la contabilidad muy fácilmente. Primero es necesario tener un control de todas las ventas del día para conocer los ingresos diarios. Luego, llevar la cuenta de todos los gastos, como compras a proveedores, rentas, consumo de servicios y demás; esto irá en la parte de egresos. Al final de cada día puedes hacer un balance, o de cada semana. Así, el último día hábil del mes puedes hacer el balance general entre ingresos y egresos, llevando registro de las facturas o tickets emitidos, para poder contrastarlos fácilmente si fuera de necesidad.

Otros detalles que puedes llevar en la contabilidad es el inventario de productos e insumos. Para ello, puedes seguir el modelo de ingresos y egresos de dinero: anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada producto y, en la columna conjunta anotas la cantidad de ese producto que va siendo vendido (también el que estuviera defectuoso). Así, a simple vista puedes saber cuántas unidades te quedan de cada cosa. Nuevamente: un sistema informático facilitaría todo esto, y puedes aprovecharlo por poco dinero, incluso gratis en algunas versiones, siempre respetando los derechos de autor.

Otro informe a analizar es el control en los servicios que estamos utilizando, tales como los recibos del agua, de la luz, del teléfono, entre otros. Si hay personal a cargo, no debemos olvidar contar con las planillas en orden para los pagos correspondientes, al igual que los seguros por accidente.

Por último, ten siempre a mano dinero para la "caja chica" en caso de que tengamos que comprar algo de emergencia o de alta prioridad, además de hacer pagos con cheques a los proveedores para no manejar mucho efectivo dentro del local.